General Terms and Conditions

Last updated: May 1, 2026

1. Scope

1.1 These general terms and conditions apply to all quotations, agreements, deliveries, and services provided by Bloomhaus, with its registered office at Italiëlei 62 b101, 2000 Antwerp, Belgium (VAT BE0766 562 294).

1.2 By placing an order, confirming a quotation (including by email), or entering into an agreement, the customer (private or professional) explicitly agrees to these terms, to the exclusion of any of the customer’s own terms and conditions.

1.3 A written confirmation of a quotation by email constitutes a binding agreement within the meaning of Articles 1101 et seq. of the Belgian Civil Code. Bloomhaus is entitled to begin production and planning immediately upon confirmation.

2. Rental of Paper Flowers

2.1 All rented flowers remain the property of Bloomhaus at all times.

2.2 The standard rental period covers one weekend (Friday to Monday, unless otherwise agreed). For longer periods, a customised quote will be provided. Extended rental can also be arranged through a subscription (see Article 9).

2.3 Transport and installation are always carried out exclusively by Bloomhaus. The customer must clearly communicate the installation location in advance and ensure safe and dry conditions.

2.4 Damage, loss, or theft caused by careless use, weather conditions (such as rain, wind, or extreme heat), vandalism, or mismanagement by the customer or third parties will result in a purchase obligation for the affected items. The replacement value will be charged as agreed in the quotation or according to the current sale price.

2.5 The customer is required to ensure the rented items are collected in their original condition. In case of damage, compensation will be charged in accordance with Article 2.4.

3. Sale of Paper Flowers

3.1 Each flower piece is handmade and custom-crafted. Therefore, returns or exchanges are not possible, in accordance with Article VI.53 of the Belgian Code of Economic Law (exceptions to the right of withdrawal).

3.2 Bloomhaus ensures careful packaging and shipment. If a delivery arrives damaged or incomplete, the customer must notify Bloomhaus within 48 hours of receipt via email at info@bloomhaus.be, including clear photo evidence.

3.3 After confirmation of damage or incorrect delivery, Bloomhaus will send a replacement set free of charge, within a reasonable timeframe and in consultation with the customer.

4. Payment

4.1 For rentals (weekend or short-term), a deposit of 30% of the total amount is required to confirm the reservation. The reservation is only final once the deposit has been received. The remaining balance must be paid in full before the start of the event or rental period.

4.2 For purchases, full prepayment (100%) is required. Production and/or shipment will only begin after receipt of the full amount.

4.3 For subscriptions, the payment terms set out in Article 9 apply.

4.4 All payments must be made via bank transfer to the account number indicated on the invoice, or via another payment method agreed in writing.

4.5 In case of late payment, Bloomhaus reserves the right to suspend the order or delivery. If the rental is cancelled by the customer after payment of the deposit, this deposit will not be refunded.

4.6 In case of late payment, a default interest of 8% per year will be charged automatically and without formal notice, as well as a fixed compensation of 10% of the outstanding amount, with a minimum of €50.

5. Cancellation Policy — Weekend & Short-Term Rental

5.1 Cancellations by the customer must always be made in writing (email is sufficient).

5.2 If cancelled more than 30 calendar days before the rental period, only the deposit will be withheld.

5.3 If cancelled between 30 and 14 calendar days before the rental date, 50% of the total rental amount is due.

5.4 If cancelled less than 14 calendar days before the rental date, the full rental amount is due.

5.5 Purchases of custom-made products cannot be cancelled after receipt of prepayment.

5.6 Cancellation of a subscription is subject to the specific provisions of Article 9.

6. Cancellation After Confirmation of Quotation

6.1 When a customer confirms a quotation in writing (including by email), a binding agreement is established. Bloomhaus is entitled to begin production, planning, and procurement immediately upon confirmation.

6.2 If the customer cancels after confirmation but before the first invoice is issued, a fixed cancellation fee of 15% of the total quoted amount is due, with a minimum of €75. This covers production, time, and procurement costs already incurred.

6.3 Bloomhaus also reserves the right to claim actual damages (including material costs, supplier orders, and lost revenue from declined bookings) where these exceed the fixed fee referred to in Article 6.2.

6.4 This provision applies without prejudice to the specific cancellation terms for subscriptions (Article 9) and weekend/short-term rentals (Article 5).

7. Liability

7.1 Bloomhaus is not liable for indirect or consequential damages (such as loss of profits or reputational damage) resulting from the delivery, installation, or use of the products.

7.2 In all cases, Bloomhaus’s liability is limited to the value of the order or invoice in question.

7.3 Fire Safety – Bloomhaus products are made from paper and other flammable materials. The customer is expressly aware that these products are not fire-resistant and must keep them away from open flames, candles, heat sources, and other ignition risks at all times. Bloomhaus is not liable for any damage, injury, or consequential loss resulting from contact of the products with fire or extreme heat, regardless of the cause.

8. Force Majeure

8.1 In the event of force majeure (including strikes, pandemics, fire, transport issues, or government measures), Bloomhaus reserves the right to temporarily suspend or terminate the agreement without any compensation being due.

9. Subscriptions

9.1 General

9.1.1 Bloomhaus offers subscription arrangements for long-term rental of floral displays, with a duration of 3, 6, or 12 months. The specific terms per arrangement are set out in the quotation.

9.1.2 A subscription is only confirmed once the customer has given written acceptance of the quotation (email is sufficient). Bloomhaus will begin preparation and production immediately upon confirmation.

9.2 Subscription Start & Invoicing

9.2.1 The subscription starts on the first day of the month following confirmation of the quotation.

9.2.2 The current quarter (pro rata from the start date) is invoiced separately at the start. The next full quarter is invoiced at the end of the current quarter.

9.2.3 For 12-month subscriptions paid in full in a single payment, the customer receives the 13th month free of charge. This discount is applied on the annual invoice.

9.2.4 Invoices are payable within 14 calendar days of the invoice date, unless otherwise agreed in writing.

9.3 Cancellation & Early Termination

9.3.1 A subscription may be terminated with 30 calendar days’ written notice before the end of the current subscription period. Notice does not suspend the agreement: periods already invoiced remain due.

9.3.2 Early termination by the customer (before the end of the minimum subscription period) is not possible without compensation. In such cases, the equivalent of the remaining months of the current subscription period is due, reduced by a goodwill discount of 20%.

9.3.3 Cancellation after written confirmation but before the subscription start date (and before the first invoice) falls under Article 6.2: a fixed fee of 15% of the total subscription amount, with a minimum of €75, is due.

9.3.4 Bloomhaus reserves the right to terminate the subscription with immediate effect in the event of persistent non-payment (more than 30 days past the due date), without waiving the right to recover outstanding amounts.

9.4 Use & Responsibility

9.4.1 The customer is responsible for the care of the rented flowers from installation until collection. Damage is handled in accordance with Article 2.4.

9.4.2 Bloomhaus is responsible for periodic maintenance and replacement due to normal wear and tear, unless otherwise agreed in the quotation.

9.4.3 Any changes to the composition or location of the arrangement must be requested in writing at least 14 calendar days in advance and are subject to availability and possible additional costs.

10. Disputes and Applicable Law

10.1 All agreements with Bloomhaus are governed by Belgian law.

10.2 In the event of a dispute, only the courts of the district of Antwerp have jurisdiction.

10.3 Bloomhaus and the customer commit to seeking an amicable resolution before initiating legal proceedings.

Algemene voorwaarden – NL

Laatst bijgewerkt: 01/05/2026

1. Toepasselijkheid

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, leveringen en diensten van Bloomhaus, met maatschappelijke zetel te Italiëlei 62 b101, 2000 Antwerpen, België (BTW BE0766 562 294).

1.2 Door het plaatsen van een bestelling, het bevestigen van een offerte (ook per e-mail), of het aangaan van een overeenkomst, verklaart de klant (particulier of professioneel) zich uitdrukkelijk akkoord met deze voorwaarden, met uitsluiting van eventuele eigen voorwaarden van de klant.

1.3 Een schriftelijke bevestiging per e-mail van een offerte geldt als een bindende overeenkomst in de zin van artikel 1101 e.v. van het Burgerlijk Wetboek. Bloomhaus is gerechtigd om onmiddellijk na bevestiging te starten met de productie en planning.

2. Verhuur van papieren bloemen

2.1 Alle gehuurde bloemen blijven te allen tijde eigendom van Bloomhaus.

2.2 De standaardhuurperiode bedraagt één weekend (van vrijdag tot maandag, tenzij anders overeengekomen). Voor langere periodes wordt een aangepaste offerte opgemaakt. Langdurige verhuur kan ook via een abonnement worden geregeld (zie artikel 9).

2.3 Transport en plaatsing gebeuren altijd exclusief door Bloomhaus. De klant dient de installatieplaats vooraf duidelijk te communiceren en zorgt voor veilige en droge omstandigheden.

2.4 Schade, verlies of diefstal veroorzaakt door onzorgvuldig gebruik, weersomstandigheden (zoals regen, wind of extreme hitte), vandalisme of mismanagement door de klant of derden, leidt tot een aankoopverplichting van de betreffende stukken. In dat geval wordt de vervangwaarde aangerekend, zoals overeengekomen in de offerte of conform de gangbare verkoopprijs.

2.5 De klant is verplicht de gehuurde goederen in originele staat te laten ophalen. Bij schade wordt een schadevergoeding aangerekend conform artikel 2.4.

3. Verkoop van papieren bloemen

3.1 Elk verkocht bloemstuk is handgemaakt en op maat vervaardigd. Hierdoor zijn retourneren of omruilen niet mogelijk, conform artikel VI.53 van het Wetboek van Economisch Recht (uitzondering op het herroepingsrecht).

3.2 Bloomhaus draagt zorg voor een degelijke verpakking en verzending. Indien een levering beschadigd of onvolledig toekomt, dient de klant dit binnen de 48 uur na ontvangst schriftelijk te melden via info@bloomhaus.be, met duidelijke foto’s als bewijs.

3.3 Na bevestiging van schade of foutieve levering stuurt Bloomhaus kosteloos een nieuwe set op, binnen een redelijke termijn en in overleg met de klant.

4. Betaling

4.1 Bij verhuur (weekend of korte termijn) geldt een voorschot van 30% van het totale bedrag als bevestiging van de reservatie. De reservatie is pas definitief na ontvangst van dit voorschot. Het resterende saldo dient volledig betaald te zijn vóór de aanvang van het evenement of de huurperiode.

4.2 Bij aankoop geldt 100% vooruitbetaling. Productie en/of verzending starten pas na ontvangst van het volledige bedrag.

4.3 Voor abonnementen gelden de betalingsvoorwaarden zoals omschreven in artikel 9.

4.4 Alle betalingen gebeuren via overschrijving op het rekeningnummer vermeld op de factuur, of via een andere schriftelijk overeengekomen betaalmethode.

4.5 Bij niet-tijdige betaling behoudt Bloomhaus zich het recht voor de bestelling of levering op te schorten. Bij annulatie van de huur door de klant na betaling van het voorschot wordt dit bedrag niet terugbetaald.

4.6 Bij laattijdige betaling is, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, een nalatigheidsinterest van 8% per jaar verschuldigd, evenals een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag met een minimum van €50.

5. Annulatiebeleid — weekend- en kortetermijnverhuur

5.1 Annulatie door de klant dient altijd schriftelijk te gebeuren (e-mail volstaat).

5.2 Bij annulatie meer dan 30 kalenderdagen vóór de aanvang van de huurperiode wordt enkel het voorschot ingehouden.

5.3 Bij annulatie tussen 30 en 14 kalenderdagen vóór de huurdatum is 50% van het totale huurbedrag verschuldigd.

5.4 Bij annulatie minder dan 14 kalenderdagen vóór de huurdatum is het volledige huurbedrag verschuldigd.

5.5 Aankoop van maatwerkproducten kan niet geannuleerd worden na ontvangst van de vooruitbetaling.

5.6 Annulatie van een abonnement is onderworpen aan de specifieke bepalingen van artikel 9.

6. Annulatie na bevestiging van offerte

6.1 Wanneer een klant een offerte schriftelijk bevestigt (ook per e-mail), is er sprake van een bindende overeenkomst. Bloomhaus is gerechtigd onmiddellijk na bevestiging te starten met productie, planning en bevoorrading.

6.2 Indien de klant na bevestiging annuleert maar vóór de eerste facturatie, is een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 15% van het totale offertebedrag, met een minimum van €75. Dit dekt de reeds gemaakte productie-, tijd- en bevoorradingskosten.

6.3 Bloomhaus behoudt zich tevens het recht voor de werkelijk geleden schade te vorderen (waaronder materiaalkosten, leveranciersbestellingen en gederfde omzet door geweigerde andere boekingen) indien deze hoger ligt dan de forfaitaire vergoeding vermeld in artikel 6.2.

6.4 Deze bepaling geldt onverminderd de specifieke annulatiebepalingen voor abonnementen (artikel 9) en weekend-/kortetermijnverhuur (artikel 5).

7. Aansprakelijkheid

7.1 Bloomhaus is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade (zoals winstderving of reputatieschade) ontstaan door de levering, installatie of het gebruik van de producten.

7.2 In alle gevallen is de aansprakelijkheid van Bloomhaus beperkt tot het bedrag van de betreffende bestelling of factuur.

7.3 Brandveiligheid. De producten van Bloomhaus zijn vervaardigd uit papier en andere brandbare materialen. De klant is er uitdrukkelijk van op de hoogte dat deze producten niet vuurbestendig zijn en dient ze te allen tijde uit de buurt te houden van open vuur, kaarsen, warmtebronnen en andere ontstekingsrisico’s. Bloomhaus is niet aansprakelijk voor schade, letsel of gevolgschade die voortvloeit uit contact van de producten met vuur of extreme hitte, ongeacht de oorzaak.

8. Overmacht

8.1 In geval van overmacht (zoals staking, pandemie, brand, transportproblemen of overheidsmaatregelen) behoudt Bloomhaus zich het recht voor de overeenkomst tijdelijk op te schorten of te ontbinden, zonder schadevergoeding.

9. Abonnementen

9.1 Algemeen

9.1.1 Bloomhaus biedt abonnementsformules aan voor langdurige huur van bloemarrangementen, met een looptijd van 3, 6 of 12 maanden. De specifieke voorwaarden per formule worden vastgelegd in de offerte.

9.1.2 Een abonnement is pas definitief bevestigd na schriftelijk akkoord van de klant op de offerte (e-mail volstaat). Bloomhaus start na bevestiging onmiddellijk met de voorbereiding en productie.

9.2 Abonnementsstart en facturatie

9.2.1 Het abonnement start op de eerste dag van de maand volgend op de bevestiging van de offerte.

9.2.2 Het lopende kwartaal (pro rata vanaf de startdatum) wordt apart gefactureerd bij aanvang. Het eerstvolgende volledige kwartaal wordt aan het einde van het lopende kwartaal gefactureerd.

9.2.3 Bij jaarabonnementen (12 maanden) met volledige betaling in één keer ontvangt de klant de 13e maand gratis. Deze korting wordt verrekend op de jaarfactuur.

9.2.4 Facturen zijn betaalbaar binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

9.3 Opzegging en annulatie

9.3.1 Een abonnement kan worden opgezegd met een schriftelijke opzegtermijn van 30 kalenderdagen vóór het einde van de lopende abonnementsperiode. Opzegging heeft geen opschortende werking: reeds gefactureerde periodes blijven verschuldigd.

9.3.2 Vroegtijdige beëindiging door de klant (voor het verstrijken van de minimumlooptijd) is niet mogelijk zonder schadevergoeding. In dat geval is het equivalent van de resterende maanden van de lopende abonnementsperiode verschuldigd, verminderd met een goodwillkorting van 20%.

9.3.3 Annulatie na schriftelijke bevestiging maar vóór de start van het abonnement (en vóór eerste facturatie) valt onder artikel 6.2: een forfaitaire vergoeding van 15% van het totale abonnementsbedrag, met een minimum van €75, is verschuldigd.

9.3.4 Bloomhaus behoudt zich het recht voor het abonnement met onmiddellijke ingang te beëindigen bij aanhoudende wanbetaling (meer dan 30 dagen na vervaldatum), zonder afstand te doen van het recht op invordering van openstaande bedragen.

9.4 Gebruik en verantwoordelijkheid

9.4.1 De klant draagt zorg voor het behoud van de gehuurde bloemen vanaf installatie tot ophaling. Schade wordt behandeld conform artikel 2.4.

9.4.2 Bloomhaus staat in voor periodiek onderhoud en vervanging bij normale slijtage, tenzij anders overeengekomen in de offerte.

9.4.3 Eventuele wijzigingen aan de samenstelling of locatie van het arrangement dienen minimaal 14 kalenderdagen op voorhand schriftelijk te worden aangevraagd en zijn onderhevig aan beschikbaarheid en eventuele meerkosten.

10. Geschillen en toepasselijk recht

10.1 Alle overeenkomsten met Bloomhaus worden beheerst door het Belgisch recht.

10.2 In geval van geschil zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen bevoegd.

10.3 Bloomhaus en de klant verbinden zich ertoe om bij geschillen eerst te trachten een minnelijke oplossing te vinden alvorens gerechtelijke stappen te ondernemen.